YouTube Трейлер

Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?

Из этого видео вы узнаете способ автоматической рассылки большому количеству адресов. Чтобы это совершить мы будет использовать связку Word и Excel.

О том, как работать в Gmail с письмами, вы узнаете перейдя по ссылке.

Описание видео:

Рассмотрим такой пример. Необходимо поздравить всех клиентов компании с каким-то праздником. Имея в Excel упорядоченную таблицу с клиентской базой и в Word письмо-заготовку с поздравлениями можно справиться с этой задачей достаточно просто.

Для начала ознакомимся со списком клиентской базы. В ней содержатся все данные по клиентам, которые позволят подготовить и отослать письма.

Открывает текст-заготовку. В письме должны быть оставлены пустые места, куда будут вписаны имя и отчество клиента, название компании и пр.

Теперь переходим на вкладку «Рассылки» и выбираем «Начать слияние», выбирая «Пошаговый мастер слияния». Он имеет 6 шагов.

Процедура слияния будет настраиваться в правой части открытого документа.

Шаг 1. Здесь необходимо  выбрать «Бумажный» вариант письма. Жмем кнопку «Далее», переходя к шагу № 2.

Шаг 2. Необходимо выбрать документ, который будет являться основой для создания писем. В нашем случае это «Текущий документ». Выбираем его. Переходим к следующему шагу, нажимая  «Далее».

Шаг 3. На этом этапе следует указать файл с клиентской базой. Жмем «Обзор» и находим этот файл. В том случае, если в файле содержится несколько страниц, то в появившемся окне мы увидим все имеющие страницы. Выбираем нужную страницу и нажимаем кнопку  «Ок».

После этого выскочит окошко «Получатели слияния». Если необходимо, то нужные имена можно отфильтровать. А так выбираем все имена и нажимаем «Ок».

Шаг 4. Здесь следует указать место в письме, где должны быть вписаны имена и названия компаний. Чтобы вставить в отведенное место в тексте письма названия компаний, выбираем ссылку «Другие элементы». Откроется окошко со списком полей, где выбираем строку «Название организаций» и нажимаем кнопку «Вставить». Теперь можно увидеть, как в письме появилось название организации.

Немного повозиться придется со строкой «Уважаем   !». Здесь должно быть либо «Уважаемый» либо «Уважаемая». Так как в списке клиентов был столбец «Пол» (муж/жен), то нам следует создать нужное правило, которое сможет проверять окончания. Для этого на вкладке «Рассылка» нажимаем пункт «Правила».  Дальше выбираем строчку «IF…THEN…ELSE». В появившемся окне необходимо задать новое правило. Выбираем в поле – Пол, а в строке «значение» — муж. Затем в окошко вставить текст: ый, а в самом нижнем – ая. Теперь жмем «Ок». Первая строчка нашего письма изменилась на «Уважаемый». После слова «Уважаемый» поставим пробел и, используя привычную ссылку «Другие значения», в следующем окне выбираем «Имя». Далее нажимаем «Вставить» и «Закрыть». По такому же принципу вставляем и отчество.

Предварительный просмотр письма доступен на шаге № 5.

Заключительный 6 шаг. Мы можем совершить печать или же сохранить файл для каких-либо корректировок.

Если предполагается рассылка через программу Outlook, то следует вернуться на шаг № 1 слияния и указать «Электронные письма». Все дальнейшие шаги остаются неизменными.

Нажав в конце «Ок», мы тем самым создадим почтовые сообщения, и Word передаст их в Outlook для последующей рассылки.

Как в программе Excel применять функцию «ЕСЛИ» смотрите тут.

Сайт оказался для Вас полезным?

View Results

Loading ... Loading ...