YouTube Трейлер

Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?

В этом видеоуроке вы узнаете: что такое схема данных MS Access, как настроить связи между таблицами и как работать со связанными таблицами в MS Access 2007.

 Описание видео:

Реляционная база данных MS Access состоит из нескольких таблиц, связанных одно и многозначными отношениями. В этом видеоуроке мы рассмотрим процесс создания схемы данных, которая служит для создания связей между таблицами, на примере настройки связи между таблицами «Поставка_План» и «Договор». Эти таблицы будут связаны по полю «Ном_Дог» (номер договора), которое в таблице «Договор» является первичным ключом.

 Для настройки связей между таблицами выбираем закладки главного меню: «Работа с базами данных» или «Режим таблицы», после чего на ленте появится ссылка «Схема данных». При выборе «Схемы данных» открывается окно «Добавление таблицы», предназначенное для выбора таблиц, которые нужно связать. В этом окне отображаются все таблицы и запросы, входящие в состав базы данных. Выбираем в этом окне 2 таблицы «Поставка_План» и «Договор», и нажимаем кнопку «Добавить», в результате обе таблицы появляются в Области данных на вкладке «Схема данных», после чего окно «Добавление таблицы» можно закрыть. Таблицы отображаются в схематическом виде, показывающем их имена и структуры, ключевые поля обозначены соответствующими пиктограммами.

Настроим связь между таблицами «Поставка_План» и «Договор» по полю «Ном_Дог» (номер договора), которое есть в обеих таблицах. В таблице «Договор» поле «Ном_Дог» — это первичный ключ, то есть его значение является уникальным для каждой записи этой таблицы. В таблице «Поставка_План» много записей могут содержать одинаковый номер договора. Для настройки связи нажмем мышью на поле «Ном_Дог» в таблице «Договор», то есть в главной таблице связи, перетащим мышью это поле в таблицу «Поставка_План», которая будет подчиненной, и отпустим его на поле «Ном_Дог».

После отпускания кнопки мыши появляется окно «Изменение связей», предназначенное для настройки связей. В этом окне сначала нужно убедиться, что мы выбрали именно поле «Ном_Дог» в обеих таблицах, так как именно по нему создается связь. Далее нажимаем «Создать», окно «Изменение связей» исчезает, а на схеме данных появляется символическая связь между таблицами напротив полей «Ном_Дог». Для редактирования связи нужно навести на нее курсор и двойным кликом открыть окно «Изменение связей».

В этом окне есть также флажок «Обеспечение целостности данных». Включение этого флажка означает, что MS Access при вводе данных в базу обеспечит выполнение следующих условий:

Во-первых, в подчиненную таблицу нельзя добавить запись с несуществующим значением ключа связи;

Во-вторых, в главной таблице нельзя удалить запись, пока не удалены все записи из подчиненной таблицы с таким же значением ключа связи;

В-третьих, в главной таблице невозможно изменить ключ связи, если подчиненная таблица имеет связанные с главной записи;

После включения флага «Обеспечение целостности данных» и нажатия «ОК», в Схеме данных над линией, показывающей связь между таблицами, появляются цифры 1- бесконечность, означающие тип связи «Один ко многим» и включение флага «Обеспечение целостности». Флаг «Каскадное обновление связанных полей» означает, что при изменении значения ключевого поля в главной таблице, MS Access автоматически поменяет эти значения во все связанных записях подчиненной таблицы.

Для удаления связи между таблицами нужно навести курсор на эту связь и нажать клавишу Delete, или вызвать контекстное меню связи и выбрать команду «Удалить». После этого появится запрос на подтверждение удаления связи, и после нажатия «Да» связь исчезнет из схемы данных. Для удаления таблицы из схемы данных нужно вызвать ее контекстное меню и выбрать команду «Скрыть таблицу».

Перейдем, к примеру, к таблице «Покупатель», которая связана одно-многозначной связью с таблицей «Договор». В таблице «Покупатель» несколько записей характеризуют договоры, заключенные с одним и тем же покупателем, например, покупателем с кодом «П001». Когда схема данных MS Access настроена, вводить данные в связанные таблицы можно с большей степенью надежности.

Вводить данные в подчиненную таблицу «Договор» можно непосредственно из главной таблицы «Покупатель». Для этого мы переходим к таблице «Покупатель» и раскрываем подчиненную таблицу «Договор», нажимая на пиктограмму с крестиком, расположенную в самом первом столбце каждой записи. В результате записи подчиненной таблицы «Договор», относящиеся к выбранному покупателю с кодом «П001» открываются непосредственно в главной таблице «Покупатель».

При этом вводить новые данные в таблицу «Договор» можно прямо из таблицы «Покупатель». Введем, например, новый договор с кодом «Д983» для покупателя с кодом «П001» в таблицу «Договоры», находясь в таблице «Покупатели». Аналогично добавим договор с кодом «Д984» покупателю «П002».

Обращаем ваше внимание, что из таблицы «Покупатель» можно открывать и просматривать таблицы, являющиеся подчиненными по отношению к таблице «Договор», раскрывая их аналогично. Например,  таблица «Накладная» является подчиненной по отношению к таблице «Договор» и ее записи, относящиеся к определенному договору, можно открывать и просматривать прямо из таблицы «Покупатели».

 После этого переключимся на таблицу «Договоры» и выберем в меню «Главная»  на ленте «Обновить все», — и мы увидим, что в таблице «Договоры» появилось 2 новых договора с кодами «Д983» и «Д984».

 Таким образом, после настройки схемы данных ввод данных в связанные таблицы выглядит более удобным и надежным.