YouTube Трейлер

Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?

В этом видеоуроке мы подробно рассмотрим процесс создания таблиц базы данных в MS Access 2007.

Описание видео:

В одном из предидущих уроком вы ознакомились с созданием таблиц баз данных в MS Access 2003 и более ранних версий. В этом уроке мы рассмотрим особенности процесса создания таблиц в MS Access 2007.

Информация в базе данных MS Access хранится в таблицах. Таблицы представляют собой совокупность столбцов и строк. Столбцы таблиц называются полями, а строки – записями. Перечень названий полей таблицы с указанием типов данных, которые в них хранятся называется структурой таблицы.

Каждая запись таблицы содержит данные о каком-то одном объекте, например, в таблице «Договор» каждая запись содержит данные об одном договоре. В полях таблицы представлены основные атрибуты договора: номер договора, дата заключения, код покупателя и сумма договора. Вся база данных может содержать множество таблиц, в нашем примере в базе данных есть таблицы «Покупатель», «Накладная», «Товар» и так далее.

Разработка таблиц, определение их структуры и связей между ними  — это и есть процесс создания базы данных. Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе определяется структура таблицы: состав полей, их имена, тип данных, ключи, индексы и другие свойства полей. Второй этап – это заполнение полей таблицы записями данных.

В MS Access 2007 создание таблицы может выполняться в одном из двух режимов. Первый – это режим Таблицы, для перехода в который достаточно сделать двойной клик на названии таблицы в области переходов. Второй – это режим Конструктора, для перехода в который надо вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши на названии таблицы в области переходов, и выбрать команду «Конструктор».

Конструктор для каждой таблицы позволяет полностью определить ее структуру, поскольку содержит перечень имен и типов данных полей таблицы, а также всех остальных свойств полей.

Для примера создадим новую базу данных, для этого в меню выберем «Создание», а на ленте кнопку «Таблица». При этом создается новая пустая таблица с именем «Таблица1» и открывается в области документов  режиме Таблицы, одновременно в главном меню появляется вкладка «Режим таблицы», а ее содержимое открывается на ленте.

Если в меню выбрать «Создание», а на ленте «Конструктор таблиц», то новая «Таблица1» открывается в режиме Конструктора. Конструктор наиболее удобен для создания структуры таблицы, указания типов данных и других свойств полей.

Если в меню выбрать «Создание», а на ленте  «Шаблоны таблиц», то создается новая таблица с уже заданной структурой, соответственно шаблону.

Рассмотрим последовательность действий при создании таблиц на примере базы данных «Поставка товаров». Сначала создадим новую базу данных с помощью кнопки «Офис», «Создать», укажем имя новой базы «Поставка товаров – пример». В результате открывается первая пустая таблица новой базы с именем «Таблица1».

Начнем с создания таблицы «Товар», для этого переключимся в режим Конструктора. При переходе в этот режим появится запрос имени новой таблицы, где укажем имя «Товар». Создадим структуру  таблицы «Товар», первое поле «Код_Тов» (код товара) будет ключевым с типом данных «Текстовый». Аналогично введем остальные поля и их тип данных. Укажем также дополнительные свойства полей таблицы. Для каждого поля зададим его длину (это влияет на объем базы данных) и подпись.

Для поля «Код_Тов», которое является ключевым, установим параметр «Обязательное поле» = «Да», то есть это поле обязательно заполнять.

Для поля «Цена» укажем тип «Денежный», зададим «Число десятичных знаков» = 2 и «Условие на значение» — это проверка правильности ввода данных. Для поля «Цена» условие зададим так «>=0 And <=35000» (что означает 0<=цена<=35000).

Для поля «Ставка НДС»  укажем «Формат поля»=Процентный и зададим условие «>=0 And <=0.35» (что означает 0<=Ставка_НДС<=35%).

Условия в MS Access 2007 удобно создавать через «Построитель выражений», вызываемый по нажатию кнопки с тремя точками в поле ввода условия. При задании условия нужно ввести также сообщение об ошибке, которое подскажет пользователю, как правильно ввести данные в поле.

После создания структуры таблицы переключимся в режим Таблицы с помощью кнопки «Режим» слева на ленте, и посмотрим, как она выглядит в табличном виде. При этом на запрос сохранения таблицы ответим «Да».

Отметим также, что определять и менять структуру таблицы можно не только в режиме Конструктора, но и в режиме Таблицы. Для добавления нового поля нужно выбрать столбец «Добавить поле» (крайний справа), потом, дважды щелкнув на названии этого столбца, ввести нужное имя поля. Тип и формат данных поля можно определить на ленте в группе «Форматирование и тип данных» в меню «Режим таблицы». В этой же группе ленты можно задать и другие свойства поля. Вставить новое поле можно в любом месте таблицы. Для этого нужно вызвать контекстное меню на имени поля, перед которым нужно вставить новое, и выбрать команду «Вставить столбец».