YouTube Трейлер

Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?

В этом видеоуроке вы узнаете, как выполнять фильтрацию, поиск и сортировку данных в таблицах MS Access 2007, как сохранять результаты фильтрации и сортировки в запросах.

Описание видео:

Часто таблицы баз данных в MS Access содержат огромное количество записей и большое число полей. Для поиска нужной информации в таких больших базах и служит сортировка и фильтрация. Мы рассмотрим использование сортировки и фильтрации в MS Access на примере одной таблицы, импортированной из MS Excel. Эта таблица – прайс-лист книг, содержащий более 8,5 тысяч записей. Фильтр позволяет отображать только нужные записи таблицы, соответствующие условиям фильтра, при этом содержимое и структура таблицы не меняется. Фильтрация и сортировка может применяться не только к таблицам, но также к запросам и отчетам.

Предположим, что мы хотим получить список книг, относящихся только к одному  издательству «Полибук-Мультимедиа». Чтобы решить эту задачу, нужно установить фильтр по полю «ИЗД» (Издательство). Для этого наведем курсор на кнопку раскрывающегося списка (маленький треугольник) справа от заголовка поля «ИЗД» и нажмем на него. В раскрывающемся списке мы видим  возможности сортировки и фильтрации по выбранному полю «ИЗД». В списке фильтрации отображены все значения поля «ИЗД» по всем записям. Так как нас интересует только одно издательство, снимем отметку «Выделить все», при этом снимется отметка всех значений поля, найдем в списке нужное издательство «Полибук-Мультимедиа» и отметим только его. После нажатия «ОК» выпадающий список закрывается, и в таблице останутся отображены только 2 книги, относящихся к издательству «Полибук-Мультимедиа». При этом справа возле имени поля «ИЗД» появится пиктограмма, означающая применение фильтра. Если навести курсор на эту пиктограмму, то будет отображено условие фильтрации.

Для отмены фильтра и возврата к отображению всех записей, нужно из контекстного меню фильтра (вызывается правым кликом на пиктограмме фильтра в заголовке поля «ИЗД») выбрать «Снять фильтр с …». Или нажать кнопку «Удалить фильтр» на ленте в меню «Главная» в группе «Сортировка и фильтр». После удаления фильтра мы увидим все записи таблицы. Если повторно нажать на ту же кнопку на ленте в меню «Главная» в группе «Сортировка и фильтр», которая теперь сменила название на «Применить фильтр», то к таблице будет применен последний из заданных фильтров.

Чтобы изменить условие фильтра, нужно на ленте в меню «Главная» в группе «Сортировка и фильтр» нажать кнопку «Фильтр», или вызвать контекстное меню фильтра правым кликом на пиктограмме фильтра в заголовке поля «ИЗД». При этом открывается список задания условий фильтра. В этом списке выберем еще одно издательство, например «ВНV-СПб». После нажатия «ОК» и закрытия списка условий фильтра в таблице будут отображены только книги 2-х выбранных издательств.

Фильтр может быть задан не только по одному полю, но и по комбинации нескольких полей. Для добавки к фильтру дополнительных критериев, нужно аналогично установить фильтры и для других нужных полей. Например, давайте отфильтруем книги не только по издателю, но и по автору. Для этого вызываем выпадающий список условий фильтра для поля «Автор», снимаем пометку «Выделить все» и отмечаем только авторов с фамилией «Кирьянов». После применения фильтра по автору, в таблице будет отображен список книг автора Кирьянова, которые печатаются в 2-х выбранных нами издательствах.

Аналогично добавим еще один фильтр по полю «Серия» и выберем записи, у которых поле «Серия» имеет значение «В подлиннике». Всем трем фильтрам будут удовлетворять только 4 записи.

Для сохранения условия фильтрации в базе данных нужно выбрать «Сохранение фильтра в виде запроса». Для этого нажимаем кнопку «Параметры расширенного фильтра» из меню «Главная» на ленте, в группе «Сортировка и фильтр». После этого в раскрывшемся списке выбираем «Изменить фильтр». Данный фильтр – комбинация трех критериев, выборка по Издательству, Серии и Автору, буден в символическом виде представлен в MS Access.

Раскроем область переходов, в ней пока отображена одна таблица «Лист1: Таблица».  Нажимаем кнопку «Параметры расширенного фильтра» на ленте в группе «Сортировка и фильтр», потом Дополнительно, и в появившемся меню выбираем «Сохранить как запрос». Откроется окно сохранения запроса, в котором надо указать имя запроса (по умолчанию «Запрос1»). В результате сохранения запрос появится в области переходов. Вернемся к исходному виду таблицы (отключим все фильтры), а потом проверим, работает ли сохраненный нами запрос. Для выполнения запроса дважды кликаем на имени запроса «Запрос1» в области переходов. При  этом запрос отработает и на экране останутся только 4 записи таблицы, удовлетворяющие заданным фильтрам.

Наряду с фильтрацией часто используется также поиск и сортировка данных. Для быстрого поиска записи с определенным значением какого-то поля используется строка состояния таблицы. Для поиска определенных фрагментов текста во всей таблице, или их замены на другие, используется диалоговое окно «Поиск и замена». Это окно вызывается из меню «Главная», нажатием  на ленте кнопки «Найти». Работает это диалоговое окно полностью аналогично режиму поиска и замены в MS Word и Excel.

Для сортировки записей таблицы используются кнопки на ленте в меню «Главная» в группе «Сортировка и фильтр», а также раскрывающийся список, который находится справа от названия каждого поля таблицы. При появлении этого раскрывающегося списка выбираем 1 из 2-х вариантов сортировки (по возрастанию или по убыванию), — и записи таблицы сортируются по выбранному порядку. Для отмены сортировки есть кнопка «Очистить все сортировки», расположенная на ленте рядом с кнопками сортировки.