YouTube Трейлер

Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?
В этом видеоуроке вы узнаете, как наполнять данными таблицы в MS Access 2007

Описание видео:
В предидущем уроке вы узнали как создать структуру таблиц базы данных MS Access, а в этом уроке мы рассмотрим вопросы наполнения таблиц данными разных типов. Непосредственный ввод данных в таблицы лучше всего выполнять в режиме Таблицы. Для переключения в режим Таблицы нужно сделать двойной клик на названии таблицы в области переходов, или из режима Конструктора выбрать режим Таблицы.

Основное меню, используемое при вводе данных в таблицу – меню «Главная». Оно используется для форматирования, сортировки и фильтрации данных, поиска нужных значений и их замены. Еще одно меню, часто используемое при редактировании таблиц – меню «Режим таблицы». Оно позволяет редактировать структуру таблицы без перехода в режим Конструктора, а также устанавливать и изменять связи между таблицами.

Подтвердить ввод данных в ячейку таблицы можно нажатием Enter или кликом мышью в любом месте за пределами вводимой ячейки. Данные, вводимые в ячейку, должны соответствовать типу данных и заданному формату ячейки. При переходе к другой ячейке MS Access проверяет данные на соответствие этим критериям.

При вводе данных в связанные таблицы нужно следить, чтобы значения, вводимые в ключевые поля текущей таблицы, по которым осуществляется связь, соответствовали значениям этих ключевых полей в таблицах, связанных с текущей.

На этапе заполнения таблицы данными допускается изменять ее структуру, в частности добавлять новые поля (столбцы), удалять или изменять формат существующих полей, изменять формат данных в полях и записях таблицы.

Такие операции лучше всего делать с помощью контекстного меню. Например, чтобы в таблице «Покупатель» удалить поле «Адрес электронной почты», нужно сделать правый клик на названии этого поля и в контекстном меню выбрать «Удалить столбец». На запрос подтверждения удаления отвечаем «Да», и ненужный нам столбец удаляется из таблицы.

С помощью контекстного меню можно также вставить поля в структуру таблицы. Для этого сначала выбираем столбец, перед которым надо вставить новый, наводим курсор на его название и делаем правый клик. В контекстном меню выбираем «Вставить столбец», и в таблице появляется новое поле с именем «Поле1». Имя нового поля можно изменить, через контекстное меню его заголовка, выбрав команду «Переименовать столбец». Для указания типа данных нового поля сначала выбираем это поле мышью, затем выбираем вкладку главного меню «Режим таблицы», на ленте в группе «Форматирование и тип данных» — параметр «Тип данных». В выпадающем списке выбираем нужный тип данных поля.

Для удобства работы с таблицей MS Access можно менять ширину столбцов, высоту строк, шрифт данных в ячейках таблицы и другие элементы ее форматирования. Можно также скрыть некоторые столбцы таблицы. Для этого в контекстном меню заголовка столбца выбрать «Скрыть столбец» — и он исчезнет с экрана, но при этом останется в структуре таблицы вместе с данными, которые в него внесены. Допускается также менять порядок столбцов в таблице. Для этого нажимаем на заголовок столбца левой кнопкой мыши и, удерживая ее нажатой, перетягиваем столбец в нужное место.

Таблицы могут содержать также данные особого рода, такие как фотографии и объекты других типов. Поля таблицы, содержащие такие данные, имеют, как правило, тип данных «Поле объекта OLE». Поля с типом данных «Вложение» используются для хранения нескольких файлов в одном поле, причем эти файлы могут быть разных типов.

Сохраним изменения структуры таблицы и вернемся к табличному виду отображения таблицы «Товары». Для добавления фотографий в поле «Фото товара» нужно вызвать контекстное меню на любой ячейке этого поля и выбрать в контекстном меню «Вставить объект». После этого откроется окно, в котором нужно указать: «Создать из файла», нажав кнопку «Обзор» выбрать файл с фотографией. Если включить переключатель «Связь», то любое изменение вставляемого в базу данных объекта будет отображено в таблице MS Access. Такое «связывание» файлов во-первых экономит место, занимаемое базой данных, во вторых, все изменения во внешнем объекте будут отображаться в базе данных MS Access. После добавления фотографии в поле «Фото товара», в соответствующей ячейке таблицы появляется надпись «Точечный рисунок», описывающая, какого вида или формата данные находятся в этой ячейке.

Для добавления данных в поле типа «Вложение» нужно сделать двойной клик на ячейке этого поля, в открывшемся окне «Вложения» нажать кнопку «Добавить», затем выбрать файлы, которые желаете вставить в таблицу (можно сразу несколько). После этого в заполненной ячейке типа «Вложение» будет указано количество вложенных файлов. Для просмотра и изменения вложений нужно сделать двойной клик на соответствующей ячейке. После этого откроется окно «Вложения», в котором можно добавить или удалить вложенные файлы.