YouTube Трейлер

Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?

В этом видеоуроке вы узнаете, как создавать, открывать, сохранять базы данных MS Access 2007 в файлах, выполнять экспорт данных из MS Access в другие программы.

Описание видео:
Программа MS Access 2007 хранит все объекты одной базы данных (таблицы, формы, запросы, отчеты) в одном файле. Каждая база данных MS Access предназначена для выполнения определенной практической задачи.

Для создания новой базы данных в MS Access 2007 нужно нажать на кнопку «Офис» и в открывшемся меню выбрать команду «Создать». После этого открывается диалог «Приступая к работе с Microsoft Office Access», в котором можно выбрать следующее:
- создать новую базу данных MS Access вручную;
- создать новую базу данных на основе шаблона;
- открыть существующую базу данных, выбрав файл этой базы на диске.

Для создания базы по шаблону надо выбрать шаблон из предлагаемого перечня, и нажать кнопку «Создать». В качестве имени новой базы MS Access предлагает по умолчанию имя шаблона. Это имя при желании можно изменить, для этого используется поле ввода «Имя файла». Файлы баз данных, создаваемые в MS Access, сохраняются по умолчанию в папку «Мои документы», путь к ней отображается снизу поля ввода «Имя файла». При необходимости можно выбрать другую папку, для этого надо нажать на кнопку выбора папки справа от поля ввода «Имя файла».

В качестве примера создадим базу данных на основе шаблона «Канал продаж» в папке «Мои документы» под названием «Канал продаж». После подключения выбранного шаблона открывается новая база данных, которая уже содержит определенные объекты и связи.

Можно также создать новую базу данных «с чистого листа». Для этого нужно нажать кнопку Офис, потом Создать и в открывшемся диалоге выбрать «Новая база данных». При этом надо обязательно обратить внимание: в какой папке и под каким именем будет сохраняться новая база данных. Обратите внимание, что формат файла базы данных MS Access 2007 отличается от форматов более ранних версий Access и имеет расширение *.accdb. MS Access 2007 позволяет также сохранять файлы баз в форматах Access 2002-2003 и Access 2000, а также открывать файлы баз, созданных в более ранних версиях Access. После задания имени новой базы и папки для ее сохранения нажимаем кнопку «Создать». База данных создается и открывается на редактирование. При этом новая база будет содержать только одну таблицу, иметь имя «База данных1.accdb» и находиться в папке «Мои документы». Более подробно узнать, как создавать таблицы базы данных вы можете в одном их предидущих уроков.

Если вы хотите переименовать новую базу данных или сохранить ее в другом формате, — нажимаете кнопку Офис, «Сохранить как», в списке справа выбираете формат сохранения файла. После этого открывается окно, в котором нужно выбрать папку и имя сохраняемого файла и нажать кнопку Сохранить.

В меню Офис, «Сохранить как» предусмотрена также возможность сохранения текущего выбранного объекта базы данных, при этом в окне «Область переходов» создается копия сохраняемого объекта под другим именем.

В MS Access 2007 поддерживается возможность экспорта данных в другие программы пакета MS Office. Для этого надо выбрать вкладку меню «Внешние данные», интерфейсную группу «Экспорт» и выбрать программу, в которую нужно экспортировать данные.

Рассмотрим более подробно экспорт таблицы базы данных MS Access в таблицу MS Excel. Для этого в меню «Внешние данные», в группе «Экспорт» выберем «Excel», после чего откроется диалоговое окно «Экспорт». В этом окне нужно указать формат целевого файла Excel (по умолчанию — Excel 2007, можно выбрать другой), а также указать папку и имя для целевого файла Excel. После задания этих параметров нажимаем ОК, в следующем окне – «Закрыть», и в указанной вами папке появится файл Excel.

Аналогично экспорту в Excel можно выполнить экспорт из MS Access в MS Word (в формате *.rtf), экспорт в текстовый файл, а также в файлы некоторых других типов, не входящих в пакет MS Office.

Для открытия базы данных MS Access нужно нажать кнопку Офис, потом Открыть, и в диалоге выбора файла выбрать нужный файл MS Access.

Существует также возможность резервного копирования данных MS Access 2007. Для этого надо нажать кнопку Офис, Управление и выбрать «Резервная копия базы данных». После этого открывается окно «Сохранение», в котором выбираем папку, имя и формат файла – резервной копии базы данных. Эту процедуру следует выполнять регулярно, если вы активно редактируете базу данных и хотите избежать потери данных вследствие случайного повреждения базы.

Итак, суммируем основные сведения, касающиеся сохранения баз данных MS Access 2007 во внешних файлах.

Каждая база данных, включающая таблицы, и другие объекты хранится в отдельном файле MS Access 2007.

Управлять открытием, созданием, сохранением, закрытием базы данных нужно при помощи кнопки Офис, расположенной в левом верхнем углу окна MS Access 2007.

Для экспорта данных из MS Access в другие программы пакета предусмотрено меню «Внешние данные», интерфейсная група «Экспорт». Экспорт возможен в MS Excel, Word (формат rtf), текстовый и некоторые другие форматы.