YouTube Трейлер

Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?
В этом видеоуроке мы подробно рассмотрим, что такое формы MS Access, для чего они применяются, как они создаются и заполняются.

Описание видео:
На предидущем уроке мы с вами начали знакомиться с базами данных, узнали как спроектировать и создать базу данных MS Access и как создавать таблицы базы данных MS Access. Базы данных используются тогда, когда надо хранить и обрабатывать много однотипной информации, например: данные об учениках или данные о клиентах библиотеки. Всю информацию базы данных удобно распределить по таблицам, которые имеют поля (столбцы таблицы) и записи (строки таблицы). Рассмотрим, например, таблицу «Ученики». В этой таблице есть поля: код ученика, имя, фамилия, дата рождения, класс, а также записи – строки содержащие информацию по каждому ученику.

Вся информация базы данных хранится в таблицах. Если вы хотите получить из базы данных какие-то определенные данные, для этого вы можете обратиться непосредственно к таблицам, чтобы найти в них нужную информацию. Или вы можете сделать запрос для получения нужных данных. Результат запроса – это тоже таблица, содержащая данные соответствующие определенным условиям отбора. С помощью запроса можно получать данные из одной таблицы, или из нескольких таблиц одновременно (если база данных состоит из нескольких таблиц).

Запрос использует ресурсы компьютера только при его выполнении. В базе данных сохраняется только условие отбора данных для запроса. Информация для результатов запроса берется из таблиц, то есть данные с результатами запроса не хранятся в базе данных.

Далее в этом видеоуроке мы подробно рассмотрим, что такое формы MS Access, для чего они применяются. Форма, также как и таблица, позволяет нам представить информацию базы данных, заносить информацию в базу или демонстрировать ее. Пример формы можно увидеть на любом сайте, на котором есть регистрация. Например, если открыть сайт http://mail.ru и нажать ссылку «Регистрация в почте» — откроется форма, в которой нужно ввести ваши регистрационные данные. После ввода всех данных и нажатия кнопки «Зарегистрироваться», введенная вами информация обрабатывается при помощи специального файла и заносится в базу данных. После этого вы получите свой почтовый ящик. Это пример формы для ввода информации в базу. Точно также при помощи формы можно изменять информацию базы данных, удалять, отображать ее на экране.

Давайте рассмотрим пример создания простой формы, которая будет выбирать данные из таблицы-источника «Ученики». Для этого открываем MS Access 2003 и выбираем: Формы, Создать. Откроется диалоговое окно создания формы, в котором выбираем: Автоформа Столбец, источник данных для формы –таблица «Ученики». В качестве источника данных для формы можно выбрать любую таблицу или запрос базы данных. После создания формы она откроется на экране и в ней будет показана одна из записей таблицы «Ученики». При помощи этой формы можно редактировать текущую запись таблицы «Ученики», а также выбирать следующие записи таблицы при помощи специальных кнопок внизу формы. При закрытии окна формы будет выдан запрос на ее сохранение, в котором вводим имя нашей формы и нажимаем кнопку Сохранить.

В чем же основное отличие отображения данных в форме и в таблице? Чтобы выяснить это – закроем окно формы и немного расширим таблицу «Ученики». Для этого откроем таблицу «Ученики» в режиме Конструктора таблиц, добавим в ней 2 поля: поле «Фото» и «Характеристика» с типом данных «Поле объекта OLE», и сохраним изменения. После этого откроем таблицу «Ученики» в виде таблицы и попробуем ввести данные в добавленные поля. Сначала добавим фотографию ученика Иванов в поле «Фото».

Для ввода данных в поле «Фото» с типом данных «Поле объекта OLE» нужно сделать правый клик мышью на этом поле и в контекстном меню выбрать «Добавить объект». В открывшемся окне выбираем «Создать из файла», нажимаем кнопку «Обзор», выбираем файл с фото на своем компьютере, после выбора файла жмем «ОК» в окне выбора файла и затем «ОК» в диалоге добавления объекта. В результате в поле «Фото» таблицы «Ученики» появляется слово «Пакет», но само фото в режиме таблицы не отображается. Чтобы увидеть фото надо сделать двойной клик на слове «Пакет», после чего фото откроется в отдельном окне. Аналогично добавим фото ученика «Петров». Для заполнения поля «Характеристика» учеников Иванов и Петров действуем аналогично, только в диалоге выбора файла вместо фото выбираем файлы с характеристиками, набранные в MS Word. После заполнения полей «Характеристика» в них появляется слово «Microsoft Word».

Мы видим, что когда данные просматриваем в таблице, то содержимое полей типа «Поле объекта OLE» не видно, для его отображения нужно делать двойной клик на этом поле, — а это не очень удобно. А форма позволяет просматривать все данные выбранной записи таблицы сразу. Чтобы убедиться в этом, переключаемся в раздел «Формы», удалим созданную ранее форму и создадим новую форму для таблицы «Ученики». После создания и открытия формы мы видим, что в окне отображены не только поля с текстом, но также и фотографии учеников и их характеристики.

Естественно, мы можем изменять вид формы, созданной автоматически в режиме Конструктора. Для этого переключаемся в режим Конструктора, где можно менять расположение, размеры отображаемых полей, добавлять или удалять ненужные поля. Для перемещения поля внутри формы надо выбрать его мышью, навести курсор на выбранное поле, чтобы он принял вид черной руки с вытянутым пальцем, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, тянуть поле в нужное место. Для изменения размеров выбранного поля используем черные квадратики по углам поля.

Далее рассмотрим создание формы с помощью Мастера. Для этого открываем раздел «Формы» и выбираем «Создание формы с помощью мастера». После этого открывается окно «Создание форм», в котором нужно выбрать таблицы или запросы, которые будут использоваться в форме. После выбора каждой таблицы, внизу в окошке «Доступные поля» отображаются все ее поля. Для добавления нужных полей в форму их надо переместить в окошко «Выбранные поля» с помощью кнопок со стрелками. Если в форме надо использовать данные из нескольких таблиц или запросов, то в окне «Создание форм» выбираем другие таблицы или запросы. При этом содержимое окошка «Выбранные поля» не очищается, и в него можно добавлять нужные поля из других таблиц.

После выбора всех нужных для формы полей в окне «Создание форм» нажимаем «Далее» и появляется диалог выбора внешнего вида формы. В списке справа выбираем тип формы, а слева показано, как будет выглядеть наша форма. После выбора типа формы жмем Далее и появляется диалог выбора Стиля формы. В списке справа выбираем дизайн формы, а слева показан внешний вид нашей формы при выбранном дизайне. После выбора дизайна жмем Далее и открывается последнее окно, в котором предлагается указать имя созданой формы и задать действия с ней после создания. После этого нажимаем кнопку Готово и созданная форма открывается для просмотра.

Если открыть форму в Конструкторе, то мы увидим поля формы, заголовки полей и их размещение. Если вы хотите изменить внешний вид формы, — это легко сделать с помощью мыши. Порядок действий для изменения внешнего вида формы описан выше.