YouTube Трейлер

Что вы научитесь делать, посмотрев это видео?
В этом видеоуроке вы узнаете, как проектировать, создавать и наполнять данными таблицы базы данных в MS Access
Описание видео:

В одном из следующих уроков вы узнаете, как создавать таблицы базы данных в MS Access 2007, а в этом уроке мы рассмотрим процесс создания таблиц в MS Access 2003 и более ранних версий.

Базы данных используются в тех случаях, когда нужно хранить и обрабатывать большое количество однотипной информации, например: данные о клиентах библиотеки, либо данные о пользователях какого-то сайта и так далее. Для выполнения таких задач, как хранение однотипных данных, добавление, изменение, удаление их, поиск и выборка их по каким-то критериям, нужны специальные программы для работы с базами данных. Такие программы называются Системы управления базами данных (сокращенно СУБД).

Одной из таких программ, входящей в пакет MS Office является MS Access. Основными объектами базы данных MS Access являются таблицы, запросы, формы и отчеты. Таблица – это основное хранилище данных. На этом видеоуроке вы научитесь создавать таблицы базы данных и заполнять их.

Этап работы, на котором вы планируете, какая информация будет храниться в вашей базе данных, из каких таблиц она будет состоять и как эти таблицы будут связаны между собой, — называется проектированием базы данных.

Давайте в качестве примера создадим базу данных «Библиотека». В этой базе будут клиенты, сведения о книгах и о выдаче книг клиентам. Проще всего поместить все нужные нам данные в одну таблицу, но при этом возникает целый ряд сложностей. Поэтому все данные нужно разбить на три таблицы для удобства работы с ними, чтобы каждой таблице соответствовал определенный объект. В нашем примере база данных будет содержать три таблицы: клиенты, книги, выдача книг.

Загружаем программу MS Access и создаем новую базу данных. Для этого выбираем меню Файл,  Создать, в окне запроса вводим имя базы данных «Библиотека» и нажимаем Сохранить. После этого база данных создана и можно приступать к созданию и заполнению таблиц этой базы.
Самый простой и легкий способ создания таблиц – использовать Конструктор таблиц. Любая таблица состоит из столбцов и строк. Столбцы таблицы называются полями, а строки – записями. Описание названий полей таблицы с указанием их размера и типа данных, которые будут в них храниться, называется структурой таблицы. После открытия окна Конструктора таблиц появится диалог создания структуры таблицы – ввода имен полей и типов данных.

Сначала заведем в одну таблицу все поля из нашего примера. При вводе имени поля надо придерживаться определенных правил: имя поля не должно содержать пробелы, поэтому если оно состоит из 2-х и более слов, то их нужно писать без пробелов, начиная каждое слово с большой буквы. Тип поля по умолчанию устанавливается Текстовый, но при необходимости можно выбрать и другой. При нажатии на кнопку справа возле типа поля появляется выпадающий список, из которого можно выбрать другой тип. После заполнения всех полей таблицы ее нужно сохранить. Для этого нажимаем кнопку Сохранить, и в диалоге указываем имя таблицы, — в нашем примере «Библиотека». В следующем запросе нам предлагается указать ключевые поля. Если на этот запрос ответить «Да», то ключевое поле будет создано автоматически. После заполнения структуры таблицы она появится в списке объектов создаваемой базы данных в разделе «Таблицы».

Далее нужно ввести записи с данными в эту таблицу, то есть заполнить ее строки. При вводе записей возникает необходимость многократного повтора ввода одних и тех же данных в разных записях. Например, если клиент берет 2 и более книг, то необходимо данные клиента (фамилия, имя, адрес, электронная почта) вводить по нескольку раз. Такая информация в таблице базы данных называется избыточной, она увеличивает объем базы и создает неудобства при работе с ней.

Для устранения проблемы избыточности нужно разделить нашу базу данных «Библиотека» на несколько таблиц. Для этого возвращаемся на этап проектирования базы данных и планируем поля для трех таблиц: клиенты, книги и выдача книг. Эти таблицы далее будут связаны по определенным полям. Для этого в каждой таблице будут добавлены новые поля.

В таблице «Клиенты» добавим поле «код клиента», содержащее уникальный идентификатор клиента.
В таблице «Книги» добавим поле «код книги», содержащее уникальный идентификатор книги.
В таблице «Выдача» добавим три поля «код клиента», «код книги», и «код выдачи» содержащие уникальные идентификаторы.

При помощи этих полей с кодами мы сможем связать таблицу «Выдача книг» с таблицей «Клиенты» (по полю «код клиента») и с таблицей «Книги» (по полю «код книги»).

После завершения планирования базы данных переходим к созданию таблиц. Для этого в MS Access открываем базу данных «Библиотека», открываем раздел «Таблицы» и запускаем Конструктор таблиц. Сначала создадим таблицу «Клиенты». Первое поле этой таблицы – «код клиента», должно быть уникальным для каждой записи и будет использовано для связи между таблицами. Для обеспечения этого выберем тип данных поля «код клиента» равным «Счетчик».

У полей с типом данных «Счетчик» значения заполняются MS Access автоматически, в порядке возрастания по мере добавления записей. Таким образом значение поля «код клиента» будет уникальным автоматически. Поле «код клиента» нужно сразу назначить ключевым, для этого делаем правый клик на поле «код клиента» и из контекстного меню выбираем «Ключевое поле». После этого в крайнем левом столбце рядом с именем поля «код клиента» появится символ ключа.

После ввода поля «код клиента» типа «Счетчик», добавляем остальные поля таблицы «Клиенты»: Фамилия, Имя, Адрес, Телефон, Электронная почта. Все эти поля будут текстового типа. После ввода всех полей и их типов для таблицы «Клиенты», нажимаем на кнопку Сохранить и в окне указываем имя созданной таблицы  — «Клиенты». После сохранения таблицы в базе можно приступать к заполнению ее данными. Для этого открываем базу данных, раздел Таблицы, кликаем мышью на таблице «Клиенты», — она открывается для ввода данных в табличном виде.

Таким образом, на этом видеоуроке вы научились проектировать, создавать и заполнять данными  таблицы базы данных MSAccess.