Демонстрация видеокурса «База данных Access «Отдел кадров»
КУПИТЬ ВИДЕОКУРСЫ ИЛИ ЗАКАЗАТЬ БАЗУ:
ВКонтакте:

Кратко рассмотрим базу данных Access «Отдел кадров», которая пошагово создаётся в одноимённом видеокурсе.
Основное окно для работы с базой представляет собой навигационную форму с вкладками.
Текущие дата и время размещены в заголовке окна формы.
На первой вкладке «Карточка сотрудника» имеется возможность поиска сотрудников по табельному номеру или ФИО.
Справа отображается минимально необходимая информация по выбранному сотруднику, включающая обычные данные из таблиц и вычисляемые поля, например, возраст и стаж сотрудника..
Работает предварительная фильтрация для работающих и уволенных сотрудников. Справа в скобках, показано количество найденных сотрудников.
Произведём поиск по табельному номер 55 или по фамилии «Ракутина».
Нажатие на кнопку «Добавить сотрудника» открывает форму ввода для новой информации.
А кнопка «Изменить данные» представляет информацию по найденному сотруднику.
Под фотографией есть ряд кнопок, где мы можем просмотреть или распечатать личную карточку, приказы на приём или увольнение сотрудника, создать новую запись или закрыть форму с сохранением записи.
В таблице отпусков мы видим все отпуска за текущий отчётный период, общее количество дней, которые отгулял работник и оставшиеся дни отпуска.
На вкладке «Центр отчётов» можно получить доступ к самым востребованным отчётам.
Если мы открываем отчёт в новом окне, то появляются кнопки закрытия и печати отчета. Когда отчёт открыт в главной форме, эти кнопки не видны.
На вкладке «Справочная информация» представлена простейшая система справки по работе с базой данных. Щелчок по кнопке «О программе» вызывает классическую форму-заставку. Отсюда мы можем перейти на сайт предприятия.
Вкладка «Содержимое папки» позволяет видеть содержимое текущей папки, в которой находится наша база данных. В этом окне можно работать точно так же, как в обычной папке Windows.
Выход из базы представлен в виде красной вкладки с соответствующей надписью.

ТЕОРИЯ

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части.
База данных – не просто хранилище информации. Главное её назначение – способность быстро и точно выдать необходимую информацию из массивов данных. Состоят они из плоских таблиц, связанных между собой. Каждая таблица соответствует требованиям: вся информация столбца (поля) имеет только один тип данных, столбцам присвоены уникальные имена, в таблице не должно быть одинаковых записей (строк), порядок расположения записей и столбцов не имеет значения. Каждая запись имеет информацию об одном объекте (покупатель, поставщик), а столбец однородную характеристику (телефон, дата рождения, название) разных объектов. Все записи имеют одни и те же поля и различаются лишь значениями полей.
Для работы с данными используют системы управления базами данных (СУБД).
Основная задача СУБД – обработка данных и управление ими.
Отличие от Excel в том, что:
- в столбце Excel можно установить в разных ячейка любой тип данных. В Access поле (столбец) может быть только одного типа;
- при большом количестве записей (тысячи) работать плохо становится из-за плохой структурированности данных, Access может содержать гораздо более записей, из которых легко извлекать нужные данные;
- при работе с другими приложениями загружается весь файл, Access же подгружает данные «постранично», по мере запроса (представьте себе таблицу Word или Excel с 200 000 записей);
- Access имеет более мощную систему проверки вводимых данных (размер поля, формат поля, маска ввода, значение по умолчанию, условие на значение, обязательное поле, поля подстановки);
- в Excel при работе с большими массивами данных сильно загружается оперативная память;
- данные хранятся в разных файлах или листах и поэтому тяжело в них ориентироваться;
- с базой данных удобнее работать многим пользователям, система защиты гораздо сильнее;
- в Access можно создавать связи между таблицами, что экономит память, увеличивает скорость, уменьшает вероятность ошибок, исключает ненужное дублирование. Создать такую гибкую систему связей между таблицами в Excel не удастся;
- данные сохраняются автоматически на диск после введения каждой записи.